MICE산업과 미팅테크놀로지

 

 

 

미팅테크놀로지의 등장

 

MICE산업에서 미팅테크놀로지의 등장은 1980년대부터 시작되었다. 대표적인 사례로는 1980년대 초 미국 애리조나 대학교(University of Arizona)에서 콘퍼런스, 강연과 미팅을 지원하기 위해 최초로 이미팅(E-Meeting)을 선보였다. 예로는 전자미팅시스템(Electronic Meeting System, EMS)과 전자미팅테크놀로지(Electronic Meeting Technology, EMT)를 들 수 있다. 

 

전자미팅시스템(Electronic Meeting System, EMS)

 

전자미팅시스템이란 MICE 행사 운영 과정에서 주최자의 기획과 운영, 데이터 관리, 정보수집과 분석 등을 도와주는 컴퓨터화된 시스템으로서 행사 주최자의 효율적인 업무를 위한 목적으로 개발된 것이다. 주요 기능으로는 토론과 피트백 제공, 투표 기능, 데이터 저장 및 공유의 기능 이 있어, 행사 주최 측에서의 일방적 전달이 아닌 주최자-참가자의 쌍방향 소통이 가능하도록 하고 이를 데이터화 하는 특징을 지니고 있다. 

 

전자미팅테크놀로지(Electronic Meeting Technology, EMT)

 

미팅테크놀로지는 스마트폰 대중화에 따른 온라인 기반의 애플리케이션, 소셜 네트워킹 서비스, 인터넷 사용자의 증대와 연관성이 있으며, '미팅테크놀로지'라는 용어가 본격적으로 사용되기 시작한 것은 2010년대에 들어서면서부터이다.

미팅테크놀로지는 실시간 소통, 데이터 수집, 온라인 기반 정보 제공과 같은 주요 기능을 가지고 있으며, 이 기술을 사용하는 소비자들의 범위 또한 행사 주최자뿐만 아니라 참가자, 바이어, 시설 운영관리자로 까지 범위가 확대되었다. 

 

MICE 산업과 미팅테크놀로지

 

MICE산업에서의 테크놀로지 트렌드 변화

 

MICE산업의 테크놀로지는 2000년대 초반부터 시작으로 온라인 행사 등록과 같은 오프라인 현장이 아닌 행사 시작 전 온라인을 통해 사전등록을 받는 시스템을 도입하기 시작하였으며, 2008년부터는 이벤트나 행사 관련 모바일 애플리케이션을 활용한 기획, 홍보, 운영 등의 기능을 이용하기 시작하였다. 참가자와의 소통이 더욱 활발해진 것은 2012년 이후 다양한 기술과 아이디어가 도입되면서부터이고, 2016년 이후부터는 가상현실(VR), 증강현실(AR), 인공지능(AI) 등과 같은 고도화된 기술이 MICE 분야에 다양하게 적용되고 있다.  

 

2010년 이후부터 여러 가지 기술과 아이디어가 MICE산업에 활용되기 시작하였으며,

그중 가장 혁신적인 5가지 트렌드는 다음과 같다. 

 

 

출처 : https://ungerboeck.com/

 

 

실시간 이벤트 관리(Real-time event management)

 

참석자의 만족도를 높이기 위해서는 행사가 진행되는 동안 참가자들의 데이터를 지속적으로 수집, 모니터링과 분석을 하여 즉각적으로 필요에 따라 조정이 가능해야 한다. 예를 들어 RFID 기술과 비콘 등의 기능을 사용하면 실시간으로 참석자의 데이터를 쉽게 수집할 수 있으며 행사 기획자는 트래픽 패턴 등에 맞게 조정이 가능하다. 특히 클라우드 기반의 모바일 친화적인 행사 관리 소프트웨어를 사용하면 행사 방향과 목적을 달성할 수 있는 필수적인 사항들에 대한 변경사항을 즉각적으로 확인하고 볼 수 있다. 이러한 실시간 조정은 참가자들에게 보다 원활하고 긍정적인 경험을 제공할 수 있다는 장점이 있다. 

 

디지털 가방(Digital swag bag)

 

일반적으로 행사에 가면 웰컴 키트 또는 홍보용으로 행사에 필요한 자료들이나 기념품을 넣어서 참가자들에게 가방을 에코백 또는 종이 쇼핑백 형태로 나누어 준다. 그러나 이것은 GO-green과는 반대로 가는 것일 뿐 만 아니라 엄청난 쓰레기로 남기도 한다. 이를 대체하는 것이 바로 디지털 가방이다. 이것은 친환경적일 뿐 만 아니라 디지털 이므로 참가자들의 가방 안에 어떤 것들이 담겨 있는지 측정이 가능하다. 참석자들에게는 더 이상 원치 않는 물건들을 가방에 잔뜩 채워서 들고 다닐 필요가 없어진다는 장점이 있다. 

 

생중계(Live streaming)

 

소셜미디어를 사용하는 사람들은 라이브, 라방, 라이브 스트리밍이란 단어에 익숙할 것이다. 미팅 테크놀로지 중 가장 혁신적인 기술은 사람들이 SNS에서 실시간으로 비디오를 공유하고 자신의 경험과 콘텐츠를 실시간으로 방송할 수 있다는 것이다. MICE산업에서도 스트리밍 기술은 기존에 오프라인으로 한정되어 있던 여러 가지 한계를 뛰어넘는 혁신적인 기술이라 할 수 있다. MICE 행사장 및 행사장 외의 참석자들이 라이브 스트리밍을 통해 같은 화면을 공유하고 상호 작용을 할 수 있도록 하는 것은 참석자와 시청자들에게 매력적인 콘텐츠를 전달해 줄 수 있을 뿐 아니라 새로운 수입 창출로 이어질 수 있다. 

 

전자 결재 서비스(Cashless payments)

 

삼성 페이는 우리가 알고 있는 모바일 결재 시스템의 대표적인 예이다. 현금과 카드 없이 모바일로 결재가 가능한 시스템은 정말 획기적인 기술이라 할 수 있었다. 그러나 이 외에도 사람들이 많이 모이는 MICE 행사장에서는 손목 밴드 또는 기타 웨어러블 기기를 착용하고 이를 통해 거래를 할 수 있다. 참석자들의 웨어러블 기기에는 RFID 기술이 사용되고 있으며 현금 없이 돈을 충전할 수 있으며, 지갑을 들고 다니지 않아도 참여한 행사 중에 자유롭게 결재를 할 수 있다. RFID 칩의 장점으로는 이 칩에 저장된 선불 계정 정보를 활용하므로 지출을 추적하는 앱과 잔액을 다시 로드하는 기능이 있다, 이는 참석자들이 행사에서 과도한 지출을 피하고 행사 기간 동안 주최 측에 대한 올바른 지불 방법을 가지고 있는지 확인하는데 도움이 된다. 반면에, 주최 측 입장에서는 참가자의 그룹화할 수 있고 이들의 데이터를 분석할 수 있으며, 이를 통한 마케팅, 전략 수립 등의 기초자료로 활용될 수 있다.  

 

 

클라우드 소싱(Cloud-sourcing)

 

한 명의 전문가보다는 같은 생각을 가진 여러 사람이 제시하는 생각이 더 많은 지식과 통찰력을 가질 수 있다. 참가자은 모두 다른 경험과 정보를 가진 다양한 배경을 가지고 있으므로, 의견, 우려사항, 질문과 생각 등을 수집하면 행사가 참석자 중심으로 훨씬 더 흥미로워질 수 있다.

클라우드 소싱 플랫폼과 기술을 사용하면 이벤트 어플, SNS 등을 통해 참석자로부터 좋은 콘텐츠를 쉽게 생성하고 수집할 수 있다. 이를 통해 행사 기획자는 잠재 고객(참가자)들 사이에서 어떤 주제가 유행하는지 모니터링할 수 있는 기회를 얻을 수 있다. 클라우드 소싱의 대표적인 사례는 바로 TED 콘퍼런스다. 이 콘퍼런스의 콘텐츠는 완전히 클라우드 소싱을 통해 이루어지며 사람들이 정보와 피드백을 제공하기 위해 노력한다.

 

MICE산업에 적용할 수 있는 미팅 테크놀로지는 무궁무진하며,  이를 통해 분석 가능한 데이터의 양은 엄청 날 것이다. 

MICE는 사람이 핵심이기 때문이다!