MICE 주최자를 위한 AI 활용 전략 워크숍 후기: 행사기획 업무 시간을 줄이는 생성형 AI와 AI 에이전트 활용법

MICE 주최자를 위한 AI 워크숍 진행

 

MICE 주최자 협단체 실무자를 대상으로 진행한 AI 워크숍 사례입니다. 
생성형 AI와 AI 에이전트를 활용해 행사기획, 운영, 커뮤니케이션, 보고 업무 시간을 줄이는 방법을 다뤘습니다.

 

 

MICE 주최자의 업무는 생각보다 넓고 복잡합니다.

컨벤션, 포럼, 학술대회, 협회 행사, 공공기관 행사 등을 준비하다 보면 기획안 작성, 프로그램 구성, 참가자 안내, 연사 커뮤니케이션, 운영 체크리스트, 홍보 문안, 결과 보고서까지 수많은 문서와 커뮤니케이션이 이어집니다.

 

이번 AI Workshop은 “MICE 주최 실무를 위한 AI 활용 전략: 업무 시간을 절반으로 줄이는 실전 방법”을 주제로 진행되었습니다. 대상은 MICE 주최자인각 협단체 실무자들이었습니다.

 

이번 교육의 핵심은 AI를 새로운 유행 도구로 소개하는 것이 아니었습니다.

MICE 실무자가 매번 반복하는 업무 흐름을 기준으로, SaaS 기반 생성형 AI와 AI 에이전트를 어떻게 연결할 수 있는지 보여주는 데 초점을 맞췄습니다.

 

AI 교육에서 중요한 것은 더 많은 툴을 아는 것이 아닙니다.

중요한 것은 우리 조직의 업무를 더 명확하게 정의하고, 반복 가능한 방식으로 개선하는 것입니다.

 

워크숍 개요

• 주제: MICE 주최 실무를 위한 AI 활용 전략
• 대상: MICE 주최자, 공공기관 행사 담당자, 협회·단체 실무자
• 진행 방식: 실무 적용 중심 AI Workshop
• 사용한 AI 도구: SaaS 기반 생성형 AI, AI 에이전트
• 실습 내용: 행사 기획, 문서 작성, 커뮤니케이션, 운영 체크리스트, 반복 업무 자동화 흐름 설계

 

이번 워크숍에서 다룬 핵심 내용

MICE 업무에서 AI는 어디에 가장 먼저 적용할 수 있을까요?

MICE 실무에서 AI를 가장 먼저 적용할 수 있는 영역은 반복적으로 발생하는 문서 작성과 정보 정리 업무입니다.

행사 개요를 정리하고, 프로그램 구성을 기획하고, 이해관계자별 안내 문구를 작성하고, 운영 체크리스트를 만드는 일은 매번 비슷한 구조를 가집니다. 하지만 실제 현장에서는 행사마다 주제, 대상, 참가자, 연사, 일정이 달라지기 때문에 많은 시간이 필요합니다.

 

이번 교육에서는 이러한 업무를 생성형 AI로 빠르게 초안화하고, 실무자가 검토와 판단에 더 많은 시간을 쓸 수 있는 방식으로 접근했습니다. 예를 들어 MICE 주최자는 AI를 활용해 다음과 같은 업무를 정리할 수 있습니다.

• 행사 기획안 초안 작성
• 세션 구성 아이디어 도출
• 연사 요청 메일 초안 작성
• 참가자 안내 문구 작성
• 운영 체크리스트 생성
• 사후 결과 보고서 구조 정리
• 반복 업무를 AI 에이전트 흐름으로 설계

여기서 중요한 점은 AI가 행사를 대신 기획하는 것이 아니라는 점입니다.

AI는 반복적인 초안 작성과 정리 시간을 줄이고, 실무자가 더 중요한 판단에 집중하도록 돕는 도구입니다.

 

사용한 AI 도구와 실무 활용 방식

SaaS 기반 생성형 AI

SaaS 기반 생성형 AI는 별도의 복잡한 설치 없이 웹 기반으로 활용할 수 있는 AI 도구를 의미합니다.

이번 워크숍에서는 MICE 주최자가 행사 준비 과정에서 바로 적용할 수 있는 방식으로 생성형 AI의 활용 흐름을 다뤘습니다.

생성형 AI는 특히 다음 업무에 적합합니다.

• 기획안과 제안서 초안 작성
• 행사 소개문과 안내문 작성
• 대상별 커뮤니케이션 문구 변환
• 프로그램 구성 아이디어 정리
• 회의 내용 요약과 실행 항목 도출
• 보고서 목차와 본문 초안 구성

생성형 AI 교육에서 가장 자주 놓치는 부분은 프롬프트 문장 자체보다 “무엇을 시킬 것인가”입니다. 프롬프트 엔지니어링은 필요하지만, 그보다 먼저 필요한 것은 문제 정의입니다.

 

좋은 질문은 좋은 업무 구조에서 나옵니다. 따라서 이번 워크숍에서는 단순히 프롬프트 예시를 나열하기보다, MICE 실무자가 어떤 업무를 AI에 맡기고 어떤 업무는 사람이 판단해야 하는지 구분하는 관점을 강조했습니다.

 

AI 에이전트

AI 에이전트는 반복되는 업무 절차를 더 자동화된 흐름으로 설계할 때 유용합니다.

MICE 주최 업무에서는 같은 유형의 일이 반복됩니다. 행사 전에는 기획안과 일정표가 필요하고, 행사 중에는 운영 체크리스트와 커뮤니케이션이 필요하며, 행사 후에는 결과 보고와 후속 안내가 필요합니다.

 

AI 에이전트는 이러한 반복 업무를 하나의 흐름으로 묶어주는 역할을 할 수 있습니다. 예를 들어 특정 행사 정보를 입력하면, 관련 문서 초안, 안내 문구, 체크리스트, 후속 업무 목록을 순차적으로 생성하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

이번 워크숍에서는 AI 에이전트를 단순한 신기술이 아니라, MICE 주최자의 업무 시간을 줄이는 실무 자동화 도구로 이해하는 데 초점을 맞췄습니다.

 

0123456

워크숍 인사이트

MICE AI 교육에서 가장 중요한 질문은 “어떤 AI 툴이 좋은가?”가 아닙니다.

더 중요한 질문은 “우리 행사 업무 중 어떤 부분이 반복되고 있는가?”입니다.

AI는 업무를 대체하기보다 반복 업무를 줄이고 판단의 시간을 확보하게 돕습니다. MICE 주최 업무에서는 특히 이 관점이 중요합니다. 행사 운영은 변수가 많고, 이해관계자가 많고, 일정 압박이 큽니다. 모든 일을 AI에 맡길 수는 없지만, 반복되는 문서 작성과 정보 정리 업무는 충분히 줄일 수 있습니다.

 

이번 워크숍은 AI를 도입하기 전에 먼저 업무 구조를 바라보는 것이 필요하다는 점을 보여주는 사례였습니다.

프롬프트보다 먼저 필요한 것은 문제 정의이고, 툴 사용보다 중요한 것은 워크플로우 설계입니다.

AI 실무 교육의 효과는 교육 이후 바로 써볼 수 있는 결과물이 있을 때 높아집니다. MICE 주최자에게 필요한 것은 막연한 AI 트렌드가 아니라, 다음 행사 준비부터 바로 적용할 수 있는 실전형 AI 활용법입니다.

 

이런 조직에 추천합니다

• 공공기관 행사, 포럼, 컨퍼런스를 주최하는 담당 부서
• 협회, 학회, 단체의 행사 운영 사무국
• 국제회의, 컨벤션, 전시, 세미나를 기획하는 MICE 조직
• 반복적인 행사 문서 작성과 커뮤니케이션 업무를 줄이고 싶은 팀
• 생성형 AI와 AI 에이전트를 조직 업무에 도입하고 싶은 기관

 

Q&A

Q1. MICE AI 교육은 어떤 조직에 적합한가요?

A. 공공기관, 협회, 학회, 단체, 컨벤션 주최사처럼 반복적인 행사 기획과 운영 업무가 많은 조직에 적합합니다.

Q2. 생성형 AI 교육과 MICE AI 교육은 무엇이 다른가요?

A. 일반 생성형 AI 교육이 도구 사용법 중심이라면, MICE AI 교육은 행사기획, 운영, 홍보, 보고 등 실제 업무 흐름에 AI를 연결하는 데 초점을 둡니다.

Q3. AI 툴을 잘 몰라도 참여할 수 있나요?

A. 가능합니다. 중요한 것은 특정 툴을 많이 아는 것이 아니라, 자신의 업무를 AI가 도울 수 있는 단위로 나누어 보는 것입니다.

Q4. AI 에이전트는 MICE 업무에 어떻게 활용할 수 있나요?

A. 행사 정보 정리, 안내문 작성, 운영 체크리스트 생성, 후속 업무 정리처럼 반복되는 절차를 하나의 흐름으로 설계하는 데 활용할 수 있습니다.

Q5. 워크숍 이후 바로 실무에 적용할 수 있나요?

A. 교육에서 다룬 업무 흐름을 바탕으로 기획안, 안내문, 체크리스트, 보고서 초안 등부터 바로 적용해볼 수 있습니다. 다만 조직별 보안 기준과 내부 검토 절차는 함께 고려해야 합니다.

 

 

MICE 주최자를 위한 AI Workshop은 단순히 새로운 기술을 소개하는 교육이 아닙니다. 행사기획과 운영 업무를 더 명확하게 설계하고, 반복되는 작업을 줄이며, 실무자가 더 중요한 판단에 집중할 수 있도록 돕는 교육입니다.

공공기관 AI 교육, 협단체 AI 교육, 컨벤션 기획 AI 워크숍을 검토하고 있다면 핵심은 “어떤 툴을 배울 것인가”가 아니라 “우리 조직의 행사 업무를 어떻게 바꿀 것인가”입니다.

 

생성형 AI와 AI 에이전트는 MICE 업무의 속도를 높일 수 있습니다. 하지만 더 중요한 것은  AI 를 조직의 업무 흐름 안에 자연스럽게 연결하는 설계입니다. 

 

우리 조직에 맞는 MICE AI 교육 또는 컨벤션 기획 AI 워크숍을 기획하고 싶다면

본타이거 AI Workshop 페이지에서 문의해 주세요.

🔗 AI Workshop 의뢰하기

AI Workshop

 

 

 

This AI Workshop focused on practical AI adoption for MICE organizers and association professionals. The session explored how SaaS-based generative AI and AI agents can support event planning, communication, documentation, checklist creation, and workflow automation. The workshop emphasized that effective AI training is not about using more tools, but about redesigning repetitive work processes. For MICE and convention organizers, AI can help reduce time spent on routine documentation and allow teams to focus more on decision-making and stakeholder coordination. This case can be further developed into an English case study for global MICE, convention, and event planning audiences.