국제회의기획자와 국제교류담당자를 위한 실무노트 리뷰

 

 

MICE 산업이 메가 이벤트를 중심으로 한 융복합 산업으로 각광받으면서 국제회의, 컨벤션, 전시, 호텔, 항공, 관광 등의 관광산업이 유망산업으로 떠올랐다. 특히 회의 기획사를 의미하는 컨벤션기획사 자격증에 대한 열기도 뜨거워지면서 관광산업과 함께 국제회의 산업이 엄청난 호황을 누렸다.

코로나라는 전세계적 팬더믹 현상이 글로벌 사회를 뒤덮으면서, 대면 비즈니스 사업의 꽃이라 할 수 있는 회의 업인 MICE 업계가 큰 타격을 입은 건 사실이다. 그러나 코로나 사태가 우리가 가야 할 4차 산업혁명 시대로 가는 길을 조금 앞당겨 나아가게 한 것이다. 인재가 핵심인 사람이 꽃인 대면 비즈니스인 MICE 도 4차 산업혁명 시대에 발맞추어 미팅 테크놀로지 도입 등을 필두로 한 고도화 지능화의 길로 나아가야 할 것은 분명하다. 

 

MICE와 관광업계에는 엄청난 데이터를 가지고 있다. 이 빅데이터를 어떻게 활용할 것이냐도 결국 MICE 인(人)들에게 달려있다. 위기를 기회로 만드는 것이 바로 코로나와 함께 살아가고 있는 우리가 해내어야 할 문제이다. 

 

인간과 AI가 경쟁인가?

AI를 어떻게 인간이 이길 수 있는가?는 어리석은 질문일 뿐이다. 

 

수학천재와 AI가 수학문제를 푸는 경쟁을 한다고 가정해 보자, 누가 이기겠는가?

이건 의문을 갖는 시작점부터 잘 못 된 것이다. 

 

인간은 AI를 만들어 낸 창조자 이며, 컨트롤을 할 수 있는 주체이다.

4차 산업혁명시대에 AI는 우리의 경쟁자가 아닌 인간의 삶을 윤택하게 해 줄 수 있는 도구이다.

이어령 작가는 '인공지능이 인간을 지배 할 것인가?'에 대한 질문을 

'인간이 만든 인공지능을 인간이 과연 올라탈 수 있느냐? 없느냐? 로 바꿔야 한다고 말한다.

 

즉 4차 산업혁명의 핵심 키워드로 떠오르는 인공지능, 빅데이터, 고도화된 IT 기술의 핵심은 인간인 것이다. 

코로나로 인해 MICE 업계의 호황이 추춤해 졌고, 고도화된 IT 기술이 인간을 대체할 것이라 생각하지만, 결국 4차 산업혁명 시대의 MICE 사업의 핵심은 인재인 것이다. 

 

MICE 종사자 들이라면, MICE 관련 지식과 경험을 현장에서 충분히 경험하고 배워야 한다. 

MICE/컨벤션은 실용학문이다. 컨벤션전시경영, 관광 컨벤션 등으로 학계에서 불리고 있다. 학문은 아니지만 반드시 숙지해야 할 이론은 있기 마련이다. 

 

MICE에 관련된 이론서, 실무서는 많지 않다. 

MICE 현장에서의 오랜 경험과 다양한 케이스를 바탕으로 MICE 종사자들을 위한 실무노트가 발간되어 살펴보고자 한다. 

 

총 3개의 파트로 나누어져 있다. 

1. 국제회의편

2. 의전 편

3. 영어 커뮤니케이션

 

 물론 3가지의 영역인 국제회의, 의전, 영어 커뮤니케이션 모두 현장에서 습득도 가능하고, 아무것도 모른 체 회사에 들어간다 해도 눈치로, 경험으로 어느 정도 습득은 가능하다. 그러나 기본적인 이론은 반드시 있으며, 이 이론을 알고 있는가 모르고 있는가는 돌발상황에서 빛이 날 것이며, 격이 높아진 정상급 행사에 참여할 수 있는 다리가 되어 줄 것이다. 

 

국제회의 편

 

'MICE 산업의 꽃' 국제회의 기획자 

 

국제회의가 무엇인가

- 국제회의의 구성요소

- 국제회의의 유형

- On-site(저자가 현장에서 습득한 실제 사례를 설명하여 현장감을 통한 노하우를 습득)

 국제회의는 어떻게 이루어지는가

- 회의의 구성과 프로그램(국제 정상회의/소규모 비공개 세미나/국제기구 주관 공개포럼)

- 연회 즐기기(연회 참석 전/초청장 회신)

- 연회장(리시빙 라인/축배)

국제회의는 어떻게 기획하고 운영하는가

- 국제회의 기획하기(매뉴얼)

- 국제회의 운영하기(매뉴얼)

- 국제회의 개최 후(사례/샘플)

 

 

국제회의가 왜 이루어지며, 어떠한 유형이 있고, 특징이 있는가는 반드시 알아 두어야 한다.

회의/행사마다 목적과 취지가 있기 때문에 이를 이해하지 못한다면 성공적인 행사를 할 수 없다. 

예를 들어 시상식을 기획한다고 했을 때, 이 시상식의 대상이 누구인지, 분위기는 official 하게 갈 건지, 편안한 파티 분위기로 갈건지 등을 파악해야 행사 데코레이션, 음향, 홍보물(초청장 등) 등을 기획하고 이게 어울리게 기획할 수 있기 때문이다. 

 

이 책의 장점은 저자가 10년 넘게 MICE 업계에 종사하면서 쌓아온 노하우를 현장에 직접 적용할 수 있도록 매뉴얼화하고 샘플도 보여줘서 책을 읽으면서 현장감을 잡을 수 있다는 것이다. 즉, 기획자로서의 탁상행정이 아닌, 실제로 운영요원, 통역, 운영, 기획 등을 직접 하면서 체득한 것들을 효율적으로 정리 해 둔 것이다. 

 

의전 편

 

상대의 마음을 얻기 위해 치밀하게 계획된 예술행위

 

의전이란

- 의전은 배려다

- 국제의전 규칙 5 R's

국제회의 의전관

- 국제회의 의전관 도전하기

- 국제회의 의전관 체험하기

- 국제 정상회의 의전관 지원하기

국제행사 의전 기획/운영

- 의전 기획하기

- 회의장 좌석배치 및 의전서열

- 협약식 준비 및 진행

- 공식 영문편지 작성

 

이 부분은 말로 설명하긴 좀 힘들듯 하여 직접 보는 것을 추천한다. 책에는 좌석배치도, 의전시에 좌석 등을 그림으로 잘 설명하고 있어서, 의전이 필요할 때 옆에 두고 활용하면 좋을 것 같다. 의전은 조직생활을 하는 모두에게 해당하는 내용이므로 유용하게 쓰일 것 같다. 

이 책의 하이라이트는 저자가 직접 지원하고, 선발돼서 활동했던 의전관을 사례로 설명하고, 지원하기 위해 준비할 것들, 유의할 점등을 경험을 바탕으로 상세히 설명하고 있어서, 관심 있는 사람들에게는 정말 큰 도움이 될 것 같다. 

 

영어 커뮤니케이션

 

듣고, 말하고, 보여주자 : 3S 전략

 

청취-듣자(전략 1 : Shadowing 기법)

영어 스피치-말하자(전략 2 : Speaking)

영어 프레젠테이션-보여주자(전략 3 : Showing)

 

사실 영어는 중요하다... MICE에 종사를 희망하는 사람이라면 프레젠테이션은 하는 일이 많을 것이다. 꼭 영어가 아닌 한국어로 하더라고 스피치를 할 때는 여러 가지 스킬이 있다. 저자는 미국에서 영어프레젠이션 수업, 영어교사자격과정(TEFL)을 이수하고, 스피킹 전문과정, 영어강사(YBM/PAGODA)를 하면서 정리한 (영어) 스피킹 노하우를 바탕으로 영어 커뮤니케이션을 잘할 수 있는 방법을 설명하고 있다. 

 

전체적으로 이 책은 이론도 적당히 나와 있고, 참고할 만한 자료(자리배치, 국제회의 운영 매뉴얼/샘플, 스크립트, 영문 서신 샘플)도 많이 있고, 현장 노하우 같은 것들의 내용이 알차서 옆에 두면 든든한 실무노트이다. 

 

MICE 업계 희망자들에게는 Career path를 설정할 수 있고,

종사자들은 현장에 바로 적용할 수 있는 실무노트로 활용할 수 있고, 

기획자들에게는 다양한 행사를 기획할 수 있는 guideline을 제시할 수 있는 책이다.